Potilas- ja asiakasrekisterinpito ja rekisterinpidon keskeiset periaatteet
1. Rekisterin nimi
Suomen lähilääkäripalvelut Oy:n potilasrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Nimi: Suomen lähilääkäripalvelut OY
Osoite: Länsikatu 15, 80110 Joensuu
Muut yhteystiedot: 0503065510
3. Yhteisrekisterinpitäjä, jos sellainen on
Nimi: -
Osoite: -
Muut yhteystiedot: -
4. Henkilötietojen käsittelijät
Nimi: -
5. Rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Jouni Turunen
Puhelin: +358 5030 65510
Sähköposti: jouni.turunen@dicure.fi
6. Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava
Nimi: Minna Teiskonen
Puhelin: +358 40 596 3840
Sähköposti: minna.teiskonen@dicure.fi
7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn lainmukainen peruste (GDPR 6 ja 9 artiklat)
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus tai sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena. Potilastietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin.
8. Rekisterin tietosisältö
(rekisteriin sisältyvät henkilötiedot sekä potilas- ja asiakastiedot)
Henkilörekisteriin voidaan tallentaa nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Yritykselle ei synny omaa potilasrekisteriä koska kaikki potilaiden tiedot tallennetaan aina asiakkaiden hallinnoimiin ja ylläpitämiin potilastietojärjestelmiin.
9. Mistä henkilötiedot saadaan?
Henkilörekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä. Potilasrekisteriin tallennettavia tietoja käsitellään aina asiakkaan määrittelemien ohjeistusten ja vaatimusten mukaisesti. Potilaan henkilötietoa muodostuu potilaan yhteydenoton, sekä potilaan käyntien yhteydessä tehtyjen potilasta koskevien kirjauksien kautta. Potilaan henkilötiedot ovat käytettävissä vain asiakkaan hallinnoiman potilastietojärjestelmän kautta.
10. Henkilötiedon säilytysaika ja säilytysajan määrittämisen kriteerit
Henkilörekisterin tiedot säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten ja 10 vuotta toimeksiannon päättymisen jälkeen. Potilaita koskevia henkilötietoja säilytetään aina asiakkaan määrittelemien ohjeiden mukaisesti jotka perustuvat potilastietoja koskeviin lakeihin ja määräyksiin/asetuksiin. Kaikki potilaita koskevat henkilötiedot säilytetään asiakkaan ylläpitämissä ja hallinnoimissa potilastietojärjestelmissä. Yritykselle ei muodostu omaa potilastietoa edellä mainituista potilastiedoista.
11. Henkilötietojen vastaanottajat
(ne tahot, joille henkilötietoja luovutetaan)
Jokaisella henkilörekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. Potilastietojen liittyvien henkilötietojen osalta, asiakkaalla on lain – ja asetusten mukainen toimintaprotokolla, jonka mukaan potilastietoja voidaan luovuttaa nähtäväksi ja pyytää potilasasiakirjan tekstin muutosta.
12. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilörekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Potilastietojen osalta tiedot on tallennettu asiakkaiden hallinnoimiin potilastietojärjestelmiin ja näitä tietoja käsitellään asiakkaan määrittelemien vaatimusten ja ohjeiden mukaisesti jotka perustuvat lakiin, velvoitteisiin ja määräyksiin
13. Rekisterin suojauksen periaatteet ja rekisterin säilytyspaikka
Lisäksi tieto siitä, sisältyykö henkilötietojen käsittelyyn automaattista päätöksentekoa
A) Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa ei ole
B) Sähköiset aineistot
Henkilörekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Potilastietojen osalta tiedot on tallennettu asiakkaiden hallinnoimiin potilastietojärjestelmiin ja näitä tietoja käsitellään asiakkaan määrittelemien vaatimusten ja ohjeiden mukaisesti jotka perustuvat lakiin, velvoitteisiin ja määräyksiin
Osoite: Länsikatu 15, 80110 Joensuu
14. Rekisteröidyn oikeudet
Palveluntuottajan tulee kuvata, mitkä tietosuoja-asetuksen rekisteröidylle tarkoitetuista oikeuksista liittyvät rekisteriin ja millä tavalla rekisteröidyn oikeuksia toteutetaan
Henkilörekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Oikeus saada pääsy tietoihin
EU 2016/679:n 15. artikla.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
EU 2016/679:n 77. artikla
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
EU 2016/679:n 16. artikla
Oikeus poistaa tiedot
EU 2016/679:n 17. artikla
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
EU 2016/679:n 20. artikla